中小企业实施ERP工作要点

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内容

中小企业实施ERP工作要点


  中、小型企业ERP实施工作法(下简称“工作法”)是走过长期信息化道路后。依据公司发展战略,反复摸索、实践,将多年积累的工作经验归纳、总结和提炼一套工作法。主要内容包含信息化工作的四个要素、三个层面和十项行为规则。四个要素是“科学规划、有效实施、自主创新、传承知识”,信息化工作所要面向的三个层面工作是“数据、业务(流程)和报表(支持决策)”,以及从事企业信息化工作人员的十项行为规则——“三勤”“四勿”“三一定”。

  工作法具有以下特点:

  来源于企业,应用于企业;适应于中小型制造型企业,有良好的实用性,应用范围广。

  针对企业信息化工作,赋予很高的科技含量,具有创新能力。

  探索工业化和信息化的融合,信息化覆盖业务80%以上,促进工业化。

  效果显著:提高工作效率、提升企业效益。

  注重知识管理,构筑学习型组织。

  坚持十项行为规则,做到“细节决定胜负”

  在企业信息化的日常工作中,IT工作人员需要亲力亲为。IT人员长年的积累,将工作的窍门、经验,甚至是教训沿承其合理性、剔除糟粕,转化成今后工作的行为规范,工作法总结的十项行为规范如下:

  三勤——勤学习、勤交流、勤更新/备份。勤学习要求IT从业人员树立知识的危机感、有学习的常态,善于发问、请教,总结、提炼、应用于工作之中;勤交流要求在不同的场合(交谈、例会、论坛、邮件)敢于、善于与人交流技术问题,留有电子记录;勤更新/备份既指IT人员的知识储备,也指信息化工作的成果,切记最好存留相近的三个版本,备查。四勿——勿使用垃圾数据、勿带电作业、勿非法关闭系统、勿营私舞弊。勿使用垃圾数据要求谨以“进入系统的数据是垃圾,出来也是垃圾,系统也将变为垃圾”为信条,无论IT人员导入的,操作人员录入的数据,都要消灭“差不多”先生,凡事都要确认,甚至是数据的小数点!!!勿带电作业——IT设备往往是弱电,这就给一些从业人员留有麻痹大意的籍口,但安全重于山!!!非法关闭系统(软硬件及网络)被视为从业者最不“职业”的行为,危害及伤设备、丢数据,决不可宽容!!!IT人员往往掌握着很大的数据处理权、用户使用权,这是考验从业者职业操守的时候,而且IT人员也不能回避使用这些权限,当然,可以利用技术手段加以控制,但技术不是万能,IT人员不仅要以身作则,更要敢于管理,不作为同样是营私舞弊!!!三一定——一定要保密、一定要模拟、一定要有服务的心态。一定保密要求消除主观上的故意窃密(勿营私舞弊也有提及)、更要防无主观故意的客观失密,细致入微地保守秘密既是IT人员的素养,更是工作法的要求。一定模拟是工作法中的一项强制性“工艺”,无论硬件和网络的启用,还是软件系统的启用或升级,都必须模拟和测试,以保证使用过程和结果的安全、正确。IT部门是企业的

  支持部门,IT人员要有服务企业的心态——视客户满意为自己的工作目标和最高成就感。

  工作法中十项行为规范之成效:行为规范是信息化工作工艺规范的具体表现,保证的工作质量的基础。保证了2003年至今,公司IT工作无重大责

  任事故。吴文琦中、小型企业ERP实施工作法是在科学发展观的指导下、公司领导强有力的信任和支持,依托长期、良好的企业文化氛围,发挥企业

  内专业人员的积极性形成的。工作法是是贯彻科学发展观的有力实践,力求工业化和信息化融合的探索。面向中小型企业总结出来的企业内部高科技

  的工作法,具有较高的科技含量和推广价值。

  下面分三个方面介绍工作法的工艺内容和成效:

  抓住四个要素可保障企业信息化工作效率高、有实效工作法将信息化工作的方法论,结合实际工作。总结出企业信息化工作四大要素,科学规划

  是前提、有效实施是主体、自主创新是关键、传承知识是结果。这不仅是工作原则,而且有着丰富的内涵和具体的工作方法。

  科学规划,主要是指企业信息化的总体规划、项目计划和选型、制度建设等方面工作法,具体强调以下几点:

  企业对信息化工作总体“统筹规划、分步实施,不贪大喜功,注重实效,不断改进。”大体分为企业网络建设和安全措施、以电子邮件为基础公司办公环境的建设、以ERP为主干工程的企业业务系统、深化企业其他领域的信息化应用(HR——人力资源、CRM——客户关系管理、BI——商务智能、QC——质量控制、PDM——生产数据管理等等)、以企业门户为平台的信息化集成以及信息化与工业化融合等六大的步骤。

  安全因素,是系统选型的首选因素。

  性价比,企业网络和基础性系统(硬件和软件)选型要充分考虑投资回收、功能规划超前两个因素,保护了系统的使用周期。早于企业规定以快速折旧法的折旧期一半。企业应用系统的选型,“只买对的,不买贵的”。例如,购买ERP软件不能不提到ORACLE、SAP这些“大牌明星”,谁敢轻言其“No”,谁就是“初次吃螃蟹”。  IT工作有年、月计划,每个具体的项目要有项目计划。

  科学规划,工作法中科学规划要素之成效:由于功能规划合理,仅公司ERP服务器使用周期延续到6年半,长于行业内的一般使用周2年半,可节约硬件投入5万元。另ERP系统功能与企业管理需求的吻合程度达到80%以上,保障了企业信息化投资的安全——仅ERP投入的近40万元没有“打水漂儿”!避免的风险成本十分可观!

  有效实施,落实企业信息化大部分的工作就是实施和维护信息化应用系统,特别是企业的业务信息系统,包含管理信息系统。只有使得应用系统正常地运行,并辅之业务流程的重组,不断改善,达到提高生产、经营、管理、决策的效率和水平,进而提高企业经济效益和企业竞争力。故谓之“有效实施”,表现为以下具体的工作工艺中;

  严格按照项目管理的规范,控制项目的进程和成本。具体的措施:

  1.项目的计划和实际完成情况,以甘特图的形式“上墙”管理或邮件公示。

  2.在每个计划控制时间点或子项目完成点,都要有内部验收,作为项目里程碑出具文档或电子邮件确认。

  3.项目的成本核算:以投入的人日来计算单位成本,外部聘用的顾问的人数和人日单价以合同约定为准,内部人员人数和人日单价以

  项目计划为准。占用业务人员的时间带来的隐性成本亦计算,作为参考。

  质量控制:

  1.测试:无论实施购买来的商用软件(ERP、邮件系统等),还是自行快发的程序,在“上线”之前的测试是少不了的。测试主要分

  为黑盒测试(主要是逻辑的推演)和白盒测试(主要是数据的运行)两种,工作法要求测试在计划指导下严格进行。

  2.开发工作必须记录和注释,可追溯工作的思路和工作质量形成的依据。

  3.代码风格统一 、数据库统一规范、程序类库、子程序,反复调用。

  4.文档统一格式

  5.编码原则:特别是ERP系统内的加工单、产品类、零件号都有严格的规则,保证系统生成的数据也有规则。至少在数据的形式上,有了质量的

  保证。

  信息化主体工程——ERP实施方法:工作法有关有效实施的重点就是实施ERP,总结为:

  工作法划分的ERP项目的实施周期和步骤

  成立项目组织,突出一把手工程。切记:在领导未理解ERP之前,不要上ERP系统!

  制定项目计划,明确里程碑,例会制度。

  培训:不同层次人员有针对性、最终考核。让接受了ERP培训的人员去实施ERP系统!

  准备数据并录入

  软件功能模拟、演示、测试配合流程重组

  客户化及二次开发

  再度模拟:扩大范围、实战型——使用真实数据

  操作手册编写及确认

  切换——循序渐进、积小胜成大胜

  项目总结,不断改善

  平稳运行,寻求与其他系统集成

  工作法认定ERP项目先期准备条件

  企业有实现现代企业制度的机制

  有可持续发展的经营战略

  是全球竞争文化的企业

  管理基础工作扎实

  产品不断更新换代,有生命力,有稳定的经营环境

  有改革开拓、不断进取的领导班子,对项目承担责任

  各级一把手理解ERP,有一致的明确目标

  工作法认定ERP项目过程要素

  选好项目经理,项目组织人选得当

  重视培训教育,提高员工素质

  管理人员/计算机人员配合默契

  重视数据准确、及时、完整

  选择适用的软件及长期合作的软件商

  项目管理实施方法和实施指导/服务支持

  严格的工作纪律,严明的工作准则与规程

  深化改革,重视业务流程重组

  健全激励机制,建设复合型人才队伍

  工作法中实施ERP项目的特点

  强化库存管理:期初有规划,存货在预算中有明确金额和比例;针对零件号繁多,明细库位与零件最小包装单位对应,犹如“中医照方抓药”的

  感觉;坚持周期盘点,保证库存准确率98%以上;强调“库龄”(零件在仓库中积压的天数)管理,严格控制积压库存,等等。

  大量的客户化工作,既贯彻ERP理念的落实,又适应行业和本企业特点,将企业管理信息化做到“全覆盖、深层次”。例如:解决数据共享与配

  方保密的程序、自行开发BI依据自身行业特点进行分析和预测、企业内控、考核全面在系统中实现。

  信息化与质量体系建设、KPI考核、现场管理等管理方法相结合,不留“管理孤岛”。例如:ERP的工作流程都以ISO9000程序文件的形式加以

  强化,KPI考核的数据依据都必须来源于ERP系统,信息化、质量体系建设、KPI考核都服务于现场等。以客户满意为导向,建立系统“服务链”状态

  的业务流程,以最终外部客户满意为目标。

  部门向上游部门审批流程

  多数据库的链接,采用中间数据库缓冲技术,实现多个应用系统无缝连接。

  工作法中有效实施要素之成效:天津柯雅经过信息化工作的有效实施,大部业务做到无纸化办公,财务工作完全“甩账簿”,工作效率的提高,

  促进企业效益的提升。仅以信息化主干工程——ERP的实施效果,窥见信息化成效的一斑。实施信息化(以ERP系统为标志)以来,越来越显示了它

  对管理带来的极大好处,和对它的依赖性,企业信息化服务于企业战略,辅助企业决策,规范业务流程、帮助企业绩效的提升,具体表现在:

  销售方面:

  强化销售预测,模拟销售规律。便于及时调整销售方向和策略。

  评估客户的信用,降低销售风险。

  减少人为因素对销售价格的干扰,保证销售利润的损失。

  采购方面:

  通过MRP(物料需求计划)能够自动计算出最合理、最准确、最经济的采购数量和到货时间,既可避免因采购数量不准确造成的库存资金长期占

  压或短缺。

  采购价格的严格审批和供应商信誉评价,降低采购风险。

  生产方面:

  所有产品所使用原材料编制成物料清单(BOM),使物料的消耗有章可循(包括损耗)。

  生产是严格按照加工单进行的,使生产具有很高的计划性。

  定期或不定期地进行盘点,能够及时补救生产过程未发现的物料问题。

  财务方面:

  充分地数据共享,财务人员可适时对业务进行监控。

  利用各种数据和报表进行财务分析,掌握经营情况。

  伴随管理水平的提高,企业效益也随之改善:降低库存金额;缩小装配使用面积;缩短了生产周期,提高了交货期准确率;提高了采购计划的有

  序性和资金周转率;采用标准成本后使产品综合成本降低、材料废品率下降、劳动生产率提高;堵塞了销售、采购管理上的漏洞。在经历较长的时间

  不断改进不断完善的今天,已取得了显著成果,库存的准确率已达到98%;销售定单交付率达到95%以上;实现了无纸化办公,加强了企业管理的计

  划性,减少了人为因素,使企业各项业务信息化程度迅速提高;实现了标准成本的管理,提高了成本的准确性和稳定性,强化了企业内监控,从流

  程、制度入手,保证了采购、生产、交货的准确性。由于该系统在企业的成功实施,获得了QAD2007最佳应用奖,2008年因企业信息化的突出成

  绩,被中国轻工业联合会授予轻工行业企业信息化先进集体称号。柯雅近几年各项经济指标均快度递增(例如2007年的各项管理,生产经营、职工收

  入实现高水平的一年,产值、销售分别实现2.45亿元、2.36亿元,分别比06年同期增长了11.87%、7.76%,出口销售实现了1.91亿元,占总销售额

  的78%以上。),其中不无实施ERP带来效益。同时,管理水平的提升,也为企业品牌、形象做出贡献。

  以下是ERP实施的一些经营指标,也可侧面地说明信息化的效果:

  自主创新

  企业信息化工作是一项高科技的工作,除了事务性之外,带有强烈的创新性。只有创新,才能为企业增值。工作法更为提倡自主创新,自主创新

  还能提高企业的竞争力。工作法中的自主创新不仅仅讲究方法和途径,更讲究营造自主创新的环境。明确创新的概念,创新并非指首创前所未有的

  “事物”,主要是将已有的“事物”引入新的领域,重新组合,带来新效益。在企业管理领域,所创之“新”必有“价”,“价”有两重含义。其

  一,很好理解,创新行为必须通过管理“力”的提升带来效益;其二,实现创新是用钱买来的,ERP就是商品化的创新手段,往往以计算机软件、管

  理咨询服务等形式表现出来。工作法处处体现了创新的精神,并提倡自主性。

  最为直接的自主创新,就是自主开发计算机程序。通过开发可以将通用性的商用软件更加贴近企业应用,提高工作效率。为了维护源代码的独立

  性和易于维护性,工作法要求自主开发的程序采取模块化、组件化、“外挂”方式,尽量不编译。工作法突出先进的管理思想,借鉴软件系统中业务

  流程(已包含先进的创新思想)并优化、固定下来,使业务流程不在因执行者不同而产生“摇摆”。这种“刚性约束”为业务运行过程中杜绝了“人

  情”因素,带有很强的内控机制。杜绝非客观因素的人为干扰,本身就对企业机制从“人治”到“法治”的创新有所贡献。其实,将合理、有效的制

  度固化下来,既是对创新成果的总结,又是再度创新的起点,即自主创新地应用信息化工具。

  开放的工作环境——弹性工作时间和场所、所有的文档、知识向每一个开发人员开放、技术会议提倡畅所欲言,和宽容失败的创新气氛。

  自主创新并不排除业务外包,将非主要的业务转包给更专业的人来做,使得业务完成的更加专业和经济。例如,网页的维护、机房的维护等等。

  工作法将传统领域的一些工作方法,嫁接到企业信息化中,加以融合,也不失为自主创新的范例。

  1.实施系统中,难免有问题和阻力,创新性地引用“鱼骨图”分析。但不是简单的套用,必须结合信息化工作的实际——人、机、料、法、环就

  要赋予“新意”,例如,料在信息化领域就是数据,强调分析其正确性、真实性、及时性;再如,环在信息化领域往往注重程序运行的时间及负载的

  均衡性。

  2.程序开发的过程中,也少不了“头脑激荡”。

  3.项目实施中的“PDCA”(计划-实施-检查-改进),更是屡试不爽。

  工作法中自主创新要素之成效:仅2007年至今,为适应企业业务的需要,吴文琦带领其团队开发了仅ERP客户化程序200个,为企业节约委托开

  发费用近100万元人民币,而且这些程序促进企业管理水平的提升是用钱无法度量的。

  传承知识

  工作法强调企业信息化工作的生成企业无形资产的连续性。通过营建学习型组织和严格的知识管理,将知识传承下去,具体的做法是:

  学中干,干中学——培训固然重要,但将学来的知识转化成规范工作的流程。

  工作轮岗——将知识更加普及和巩固。

  及时总结、善于积累——知识库管理,知识库不拘泥形式,便于查询即可。

  将工作成果及时转化成企业的无形资产,特别是计算机软件著作权登记、科技成果的申报。

  工作法中传承知识要素之成效:天津柯雅通过仅以ERP为主干工程的信息化,全体人员的素质,特别是信息和计算机方面素质就显著提高。依据

  工作法的要求创建多个知识库,可将知识化无形为有形地储存下来,已被随时使用,另外,IT人员还取得了一项计算机软件著作权登记、申报省、部

  级科技成果一项。

  从三个层面着手企业信息化工作

  工作法将企业信息化工作分为三个层次——数据层、流程层、报表层,使得工作有的放矢、层次分明。工作法透彻地分析了三层面类别和内涵,

  昭示其重要性和工作量比例,便于科学、合理地安排、统筹。

  数据层:工作法根据“处理特点”,将数据分类:业务数据(记录业务发生的过程和结果)、基本编码(描述业务实体的基本信息和编码)、辅

  助编码(描述属性的列表值)、系统信息(存放与系统操作、业务控制有关的参数)、累计数据(存放业务的当前值和累计值)、结算数据(存放各

  个时期末的结存数)、决策数据(存放各个时期内发生的统计值)。数据在数据库存在于数据表中,数据表间的关系:业务数据表基本编码表主-外键

  关系。如,合同表客户编码表;业务数据表辅助编码表主-外键关系。如,合同表付款方式;业务数据表、累计数据表、结算数据表:累计数据表=结

  算数据表(上期末)+业务数据表(本期内发生)。如当前库存=上月末库存数+(本月入库数-本月出库数);决策数据表业务数据表决策数据表的数

  据是由业务数据表中数据导出(统计)的。数据层的工作必须简洁、安全、集中管理,多为IT人员直接操作。

  流程层(业务操作):业务信息化的过程,在工作法中体现为程序模块内核功能的确立:初始化(系统运行前对系统进行数据的初化)、业务

  处理(业务过程的控制和结果记录)、完整性检测与修正(对累计数据表进行检查并自动修正)、结算处理(计算并记录各个时期末的结存数)、统

  计处理(计算并记录各个时期内发生的统计数)。对应数据的操作“适类而行”,在流程重组和程序开发上,力求标准化。

  报表层:是对数据的展现,设计多数据表连接和暂存技术。由于开发工具Progress的局限,报表美观度不强,工作法力争向与MicrosoftOffice的

  Excel格式兼容,目前使用格式转换的方法,正在研制.NET技术直接转换。工作法中三个层次之成效:将信息化具体工作,抽象成理论,归类处理,

  探求新技术的突破。

  ERP是适应市场经济发展的产物,是企业进入成熟阶段的必经之路。如果企业要生存,就必须有良好的应变能力和快速响应市场的能力,并且千方百计降低成本;要打破过去大而全的模式,扩大企业间和上下游企业的合作;充分利用信息资源,掌握最新的市场动态。人力已经很难完全达到这些要求,所以必须借助当代信息科技的最新成果,优化和加强企业的运营和管理。这也正是ERP可以提供给我们。虽然中国企业的管理与国外发达国家相比有一定的差距。但是,随着中国加入WTO,中国市场已经成为了国际市场的重要部分。经济的全球化和我国本土市场的国际化,也导致中国企业不得不主动参与到国际竞争中进行国际化运作的管理。所以即使在目前中国企业实施ERP成功率并不高的前提下,实施ERP仍然是大势所趋。

  ERP的传统应用集中在大型企业,我国的ERP实施也是从大型企业开始。但是在管理成为各类企业普遍需要的今天,在激烈的市场竞争和内外环境的压力下,企业若要达到预期的市场占有率和预期的经济效益,提高企业的应变能力和竞争能力,就必须在产品的质量、性能、交货期、价格等方面具有自己的优势。在当今市场的大环境之下,提高竞争力的主要方法就是加强管理,在管理、模式、手段和工具方面进行切实可行的改革。ERP作为一种先进的管理体系,不仅大型企业需要,中小型企业同样需要。根据不同规模的企业的运营和管理的模式不同,灵活实施ERP,使ERP具有中国特色。这样中小企业同样可以共享ERP的盛餐。

  同时,我们也必须认识到,最终创造效益的还是靠产品,ERP充其量不过是一个信息手段。对于企业而言,长期利益,是效率的提高与成本的降低,最根本的是一条企业管理会产生根本性的变化,走上结构化的自我优化之路。由于大企业已经越过求生存的阶段而进入稳固、扩大发展的阶段,所以无论从环境还是管理都相对比较成熟,并且有较强大的资金保证。所以在实施ERP的过程中,只要对企业进行正确的分析,选择合适的ERP系统软件,进行规范合理的管理和应用,ERP的实施成功可能性很大。而作为处于求生存阶段的中小企业来说,他们与大企业间有很多区别:

  1)企业核心竞争力:大规模的企业发展最重要的是战略和组织,但是对于中小企业来说起核心竞争力是企业本身的管理水平或者是企业关键业务。也正因为如此所以和大企业相比,中小企业各自为战的比较多,难以形成规模效应,也就造成了在供应链上保持与供应商、销售商、合作伙伴、客户的密切协作有一定的难度。

  2)管理:大企业主要注重的是长期的效益及利益,但是作为中小企业来说,本身由于资金有限和市场较大的风险性决定了中小企业更注重短期的利益。

  3)成本:中小企业投资少,利润少基本上属于“小本经营”范畴,所以对盈亏的敏感程度远远高于大企业的敏感程度。

  4)人才:由于中小企业规模、资金的原因,招聘的素质高且具有丰富经验的人才很难。加上该类企业待遇低、工资不稳定、发展前景不被看好,致使自己培养的人才在经验丰富后容易流失。

  除上述几条区别外中小企业还普遍存在产品积压;不能保证按期交货;用户服务水平差;应变能力差;市场竞争力差;库存资金占用多;设备利用率低;生产周期长;物料短缺;成本高;计划跨度长;信息反馈不及时;预测能力差;产品更新换代慢的问题。所以当中小企业实施ERP时不能照搬大规模的企业实施ERP的步骤。


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